如果是收据本上写的话:将收据本上相应的时间与人员姓名写上,再在收据内容上写明,xx员工于xx时间支取备用金xx元,现收到相应备用金使用的发票,总计金额xx元.
如果是在白纸上写的话:今收到xx员工报销的发票若干,总计金额为xx元,用以冲抵xx时间支取的备用金.
其实,不管是之前支取备用金现在拿票报销,还是拿发票回来报销现金的,一般都是写相应的支出证明单,也可以是费用报销单,再经手人签字,相应的领导,出纳签字,这样会计比较好做账.
员工领取备用金时，是填写借款单，作“其他应收款”入账。来报销时结清借支款，分两种情况：
1、报销金额小于借支金额时，员工交回借支余款，
财务上应开出收款收据，用途栏注明“收回XX人X月X日借支余款”，金额为收回的现金。报销发票等凭证与收款收据一起作为原始凭证。
借：
管理费用（实际报销数）
库存现金（差额）
贷：其他应收款——XX员工(原借支数）
2、报销金额大于借支金额时，凭实际报销单据入账。补付现金，无需另开收据。
借：管理费用（实际报销数）
贷：其他应收款——XX员工（原借支数）
库存现金（差额）
如果作为备用金的话，按实际发生金额报销，800就开800,1500就开1500。因为备用金是不变动的，归还备用金的话就冲掉1000.
如果作为暂借款的话，就开1000收据归还借款，再按实际发生800或1500计开支
收据内容：收到员工某某人民币贰佰元整，小写（加人民币符号）200元。员工报销的单据为1500，您没有收到现金不用写收据。
收据上写领用的金额，用途收回领用的备用金
实际使用的金额比领用金额是多还是少不用管，少了收回差额现金，多了再补充多余现金